Desde a sua implantação, o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) vem causando uma revolução nas empresas
Desde a sua implantação, o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) vem causando uma revolução nas empresas, uma vez que todas as companhias são obrigadas a exercer uma melhoria contínua em seus processos. Isso sobrecarregou os departamentos fiscais e contábeis das organizações e, consequentemente, os profissionais que atuam nesses setores tiveram que reaprender a apresentar as informações referentes aos tributos para os órgãos governamentais.
Com o advento da nota fiscal eletrônica, do SPED Fiscal e do SPED Contábil, os cadastros passaram a ter uma importância crucial. Quem não teve que corrigir endereços, NCMs, unidades de medida, entre outras informações? Quem até hoje não faz adequações contábeis e fiscais mensalmente nos seus sistemas de gestão? Na sequência vieram, ainda, a EFD Contribuições e, mais recentemente, a ECF. Junto com tais obrigações, vem a questão: como tratar tudo isso de maneira manual, com planilhas e com sistemas que não podem conciliar informações, ou ainda, que não fornecem a apuração completa das informações? Além de se tornar praticamente inviável, isso aumentaria severamente a chance de autuações. Por isso, a aquisição de soluções informatizadas se tornou mandatória para quem quer estar em conformidade com o Fisco.
Do outro lado, para quem trabalha com o desenvolvimento de sistemas, a criação do SPED foi um facilitador. Qualquer produto, para ter abrangência e ser bem-sucedido no mercado, de maneira geral, necessita de um padrão básico de atendimento a múltiplos cenários e processos. Com a criação do SPED, a Receita Federal do Brasil (RFB) passou a auxiliar as empresas desenvolvedoras de soluções fiscais, uma vez que padroniza a entrega das obrigações. Na essência, o SPED nada mais é que a RFB ditando claramente como os contribuintes devem contabilizar, apurar e demonstrar cada imposto e contribuição referente aos seus processos de negócios.
Agora a RFB dá mais um passo em direção à formação completa da base de informações fiscais. No dia 16 de março foi publicada a Instrução Normativa RFB nº 1701/2017, que estabelece a obrigatoriedade da EFD-Reinf. Empresas que faturaram mais de 78 milhões em 2016 devem iniciar suas entregas em fevereiro, com a base em janeiro de 2018 e as demais ficaram para julho de 2018. Dentre todas as informações inerentes a esta obrigação, podemos destacar aquelas associadas aos registros das retenções previdenciárias de serviços prestados e tomados, outras retenções na fonte (IR, CSLL, COFINS, PIS/PASEP), eventos esportivos, CPRB (cf Lei 12.543/2011) e comercialização da produção rural. Todos esses registros carregam junto informações de processos administrativos e judiciais para informar ao governo se existe alguma exceção ao recolhimento regulamentar do imposto.
De acordo com o layout 1.0 divulgado pela RFB até o momento, a EFD-Reinf trouxe mais 10 tabelas, 14 registros, aproximadamente 650 campos e algumas dezenas de novas regras a serem consideradas. São determinações que afetam diretamente o setor tributário, jurídico, financeiro, faturamento, suprimentos e tecnológico. Ou seja, a quantidade de informações é tão vasta que fica passível a erros, inconsistências e, consequentemente autuações fiscais e multas.
Outra novidade é que esta é a primeira obrigação acessória SPED de abrangência geral e a segunda no aspecto tecnológico (a primeira foi a EFD Financeiras) a trabalhar com arquivos XML e mensageria. Quem estava acostumado com a geração de arquivos texto separados por pipe (“l”), carregados no PVA (Programa Validador Autenticador), validados, assinados e entregues ao Fisco, passará a enviar eventos periódicos ou mensais, no formato XML, para os servidores RFB por meio de serviços disponíveis na Internet. Acreditamos que o formato XML se torne padrão para todos os arquivos SPED. Ou seja, a RFB pode estar se preparando para receber os SPEDs já existentes por eventos, substituindo os tradicionais PVAs.
Independente do porte e da localização da empresa, os problemas acabam tomando o mesmo rumo: grande parte das informações requisitadas pela EFD-Reinf não estão registradas nos sistemas, documentos fiscais de prestadores de serviços estão em módulos ou sistemas separados e, o pior de todos, não existem processos e procedimentos relacionados à retenção de terceiros de maneira uniforme.
Vale ressaltar que as entregas subsequentes serão mensais e a complexidade das informações vai além da capacidade da operação existente no sistema de gestão. Neste sentido, as soluções fiscais devem ir além da entrega dos arquivos, elas devem prever também conciliação em tempo real, sistema de mensageria, controle de retificações e, principalmente, a conformidade com as informações registradas. Com isso, é possível otimizar o tempo analisando dados por meio de relatórios e dashboards gerenciais, ao invés de corrigi-los. Essa é a excelência que devemos alcançar, esse é a chave para a conquista do Compliance (conformidade) Contábil Fiscal.
Marcelo Passaglia é Product Manager da Solução Fiscal GUEPARDO da FH, empresa de tecnologia especializada em negócios e soluções em TI.
Fonte: Administradores.